Theo Ban tổ chức, số lượng thành viên chính thức trong sự kiện là 350 người gồm kiến trúc sư, họa sỹ, những người đam mê ký họa ở các độ tuổi khác nhau từ 6 đến 70 tuổi, đến từ 18 nước như Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Thái Lan, Pháp, Malaysia, Philippines… Trong khuôn khổ sự kiện, sẽ diễn ra 6 buổi hướng dẫn kỹ thuật (workshop) của 6 họa sĩ danh tiếng hàng đầu khu vực Châu Á trong lĩnh vực ký họa đô thị với các phong cách khác nhau như Kiah Kiean Chng (Malaysia), Elena Kilimova (Nga), Alvin Mark Tan (Singapore), Darman Angir (Indonesia); 10 buổi vẽ thực hành do các họa sĩ Arkar Myo, Akri Mark, Supmanee Chai, Khoo Cheang Jin, Bình Chu, Thụy Dương, Đinh Hải… cùng với 3 buổi trao đổi chia sẻ kinh nghiệm của 3 họa sỹ nổi tiếng Pramote K (Thái Lan), Tia Boon Sim (Singapore) và Khoo Cheang Jin (Malaysia).
Với mục tiêu khắc họa một cách rõ nét chân dung phố cổ Hà Nội, 350 người tham dự sẽ được chia thành 10 nhóm, mỗi nhóm hơn 30 người, trong 4 ngày liên tục sẽ lần lượt ký họa toàn bộ khu phố cổ, bao gồm: Đền Ngọc Sơn, Đền Bà Kiệu, Tượng đài Vua Lý Thái Tổ, Chợ Đồng Xuân, Tam phủ Linh Từ, Ô Quan Chưởng, các phố trong phạm vi khu vực phố cổ, Nhà Hát Lớn Hà Nội, Nhà thờ Lớn… Các tác phẩm trong thời gian diễn ra sự kiện sau đó sẽ được triển lãm vào buổi Bế mạc diễn ra tại Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Hà Nội.
Ngoài ra, để làm đầy thêm những trải nghiệm của bạn bè quốc tế về Hà Nội, ngoài hoạt động chính là vẽ ký họa, người tham dự còn được giới thiệu các đặc trưng văn hóa của Hà Nội như được mặc trang phục áo dài, vẽ nón lá, vẽ quạt, thưởng thức các món ăn đặc sản của Hà Nội như phở, bún chả, giò lụa, chả cốm, các loại bánh truyền thống như bánh phu thê, bánh cốm… Tất cả sẽ được dựng lại trong một không gian thuần Việt phảng phất hơi thở của phố phường Hà Nội, kỳ vọng sẽ mang đến những cảm xúc trọn vẹn và sâu đậm về một Hà Nội bình dị, thân thiện, mến khách và vui sống.
Có thể nói, nhóm ký họa là những người yêu Hà Nội, yêu cái đẹp và mong muốn lưu giữ những giá trị văn hóa đô thị thông qua ký họa như một hình thức ghi lại nhật ký đô thị bằng ký họa. Hoạt động của nhóm không chỉ dừng lại ở việc tìm hiểu về văn hóa, lịch sử và kiến trúc của các công trình đô thị, là hoạt động chuyên môn của các kiến trúc sư, nhà thiết kế, họa sỹ. Thông qua vai trò hướng dẫn, truyền lửa cho các thành viên, nhóm đang từng ngày, từng giờ vẽ và ghi chép lại những công trình cổ và giá trị, đang bị phá bỏ vì quá trình đô thị hóa tại Việt Nam; vẽ và ghi chép lại những chi tiết hoa văn không có cơ hội được sản xuất và không được mọi người biết đến, đi kèm với nó là các công trình của cũ do người nước ngoài mang đến Việt Nam, thể hiện những giá trị vật chất và phi vật chất thuộc về đời sống đô thị, đang trong quá trình đô thị hóa, sẽ bị quên lãng vào quá khứ thông qua đó nâng cao ý thức gìn giữ và bảo tồn giá trị văn hóa đô thị cũng như quảng bá hình ảnh đô thị của Hà nội với cộng đồng trong nước và thế giới…. Ngoài ra, nhóm còn hướng đến mục tiêu xã hội, kết nối cộng đồng và nâng cao ý thức cộng đồng về giá trị của đô thị đặc biệt là thủ đô Hà Nội, nơi có nền văn hiến lâu đời và đậm bản sắc riêng. Mọi thành phần xã hội đều có thể tham gia, chia sẻ và đánh giá.
Thông qua ký họa đô thị, các thành viên lớn tuổi được hồi tưởng và sẻ chia những ký ức về Hà Nội, về quê hương với bạn bè và các thế hệ sau; các bạn trẻ có cơ hội chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi và chung tay bảo tồn, gìn giữ và phát triển. Với trẻ em, các con là cánh tay nối dài và tương lai của nhóm. Các con thêm yêu quê hương, thủ đô, yêu cái đẹp và thế giới mà các con đang sống. Ghi nhận tình yêu Hà Nội và nỗ lực hoạt động của hơn 4000 thành viên, ngày 26/8/2019 vừa qua, nhóm Ký họa đô thị Hà Nội đã vinh dự nhận được Giải thưởng Bùi Xuân Phái – Hành động vì tình yêu Hà Nội. Giải thưởng là sự khích lệ về tinh thần, niềm tự hào của các thành viên đồng thời cũng là động lực để các thành viên dồn toàn lực cho việc tổ chức sự kiện Hành trình Ký họa Châu Á Hà Nội 2019 lần này.
