Bà Hoàng Minh Nguyệt, Trưởng phòng Người có công (Sở LĐ-TB&XH Lạng Sơn) cho biết, hiện tỉnh Lạng Sơn đang thực hiện quản lý trên 33.100 hồ sơ người có công với cách mạng, đa số các hồ sơ này chủ yếu được lập từ sau ngày giải phóng miền Nam (30/4/1975), đến nay đã trải qua trên 40 năm, có nhiều hồ sơ được lập từ chất liệu giấy dó, dễ rách nát, mực bị lem, mờ, cồng kềnh… hoặc hư hỏng, ảnh hưởng rất lớn đến quá trình lưu trữ, tra cứu thông tin.
Bà Hoàng Minh Nguyệt, Trưởng phòng Người có công (Sở LĐ-TB&XH Lạng Sơn)
Trong thời gian qua, việc quản lý, lưu trữ hồ sơ người có công gặp nhiều khó khăn do số lượng hồ sơ lớn, hồ sơ lưu trữ bằng giấy nên khó bảo quản, khó tra cứu, ảnh hưởng không nhỏ tới việc thực hiện chính sách người có công.
Để thực hiện tốt hơn công tác quản lý hồ sơ người có công với cách mạng, bảo đảm việc lưu trữ, bảo quản tài liệu gốc cũng như việc tìm kiếm, tra cứu hồ sơ phục vụ công tác tham mưu giải quyết các chế độ chính sách, trong năm 2019 Sở LĐ-TB&XH tỉnh Lạng Sơn đã tham mưu, trình UBND tỉnh đồng ý phê duyệt chủ trương thực hiện dự án " Số hóa hóa tài liệu bảo quản lưu trữ hồ sơ và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ người có công trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn".
Theo bà Hoàng Minh Nguyệt, thực hiện công văn số 1928/VP-KGVX ngày 17/5/2019 của UBND tỉnh về việc đồng ý chủ trương thực hiện dự án " Số hóa hóa tài liệu bảo quản lưu trữ hồ sơ và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ người có công trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn", Sở LĐ-TB&XH tỉnh Lạng Sơn đã tham mưu UBND tỉnh ban hành văn bản số 480/UBND-KGVX gửi Bộ LĐ-TB&XH đề nghị xem xét, bố trí kinh phí để thực hiện dự án, dự kiến tổng kinh phí thực hiện dự án hơn 3 tỷ đồng từ nguồn ngân sách trung ương thực hiện Pháp lệnh Ưu đãi Người có công.
Ngay sau khi được Bộ LĐ-TB&XH cấp bổ sung kinh phí, Sở LĐ-TB&XH Lạng Sơn đã triển khai thực hiện dự án " Số hóa hóa tài liệu bảo quản lưu trữ hồ sơ và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ người có công trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn" giai đoạn 1, với số hồ sơ thực hiện mã hóa là 5850 hồ sơ người có công đang hưởng trợ cấp hàng tháng, kinh phí thực hiện là 500 triệu đồng.
Trong năm 2020, Sở LĐ-TB&XH tỉnh đã triển khai thực hiện dự án " Số hóa hóa tài liệu bảo quản lưu trữ hồ sơ và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ người có công trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn" giai đoạn 2, với số hồ sơ thực hiện mã hóa là 3000 hồ sơ, kinh phí thực hiện là 300 triệu đồng.
Qua 2 năm triển khai thực hiện dự án, Sở LĐ-TB&XH đã thực hiện mã hóa được trên 8000 hồ sơ người có công với cách mạng. Việc triển khai thực hiện dự án đã góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với việc thực hiện chế độ chính sách ưu đãi người có công với cách mạng trên địa bàn tỉnh.
Tỉnh Lạng Sơn không ngừng tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ người có công
"Việc thực hiện dự án số hóa hồ sơ người có công đã giảm thiểu việc tra cứu trực tiếp đối với các loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, tình trạng vật lý kém và có tần suất khai thác nhiều. Đồng thời giúp cho quản lý thông tin hồ sơ một cách hệ thống, khoa học và chính xác, cung cấp thông tin danh mục các loại tài liệu lưu trữ, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của các cấp lãnh đạo và yêu cầu giải quyết của cán bộ giải quyết chính sách. Bên cạnh đó việc tra cứu có thể diễn ra trực tuyến trên mạng, phục vụ nhu cầu tra cứu tài liệu từ xa trên địa bàn toàn tỉnh, nhất là đối với các huyện xã mà giao thông đi lại khó khăn" – bà Nguyệt cho biết.
Có thể khẳng định việc thực hiện dự án số hóa hồ sơ Người có công với cách mạng là rất cần thiết. Trong thời gian tới Sở Sở LĐ-TB&XH Lạng Sơn sẽ tiếp tục tham mưu UBND tỉnh đề xuất với Bộ LĐ-TB&XH bố trí kinh phí để thực hiện tiếp dự án, gồm các nội dung như xây dựng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ; mua sắm trang thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm hệ thống, phần mềm cơ sở dữ liệu; Chi tạo lập cơ sở dữ liệu, mã hóa toàn bộ hồ sơ người có công đang quản lý tại sở.