Tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử do Chính phủ ban hành ngày 8/4/2020.
Theo Nghị định này, đối với các giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu giữ, kết nối, chia sẻ thông tin với cổng Dịch vụ công quốc gia, cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân yêu cầu cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:
Yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc; Yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu.
Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc, cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu.
Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thực hiện như:
Xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao;
Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.